Over REOBtimaal

Wat is REOBtimaal?

REOBtimaal is een online systeem voor de bedrijfsvoering van brandbeveiligers en specifiek voor het beheer van- en de controle van blusmiddelen, noodverlichting, AED’s, verbanddozen, droge blusleidingen en andere zaken.
REOBtimaal helpt te onderhouden materialen te registreren, volgen, onderhouden, controleren en om te signaleren.
Daarnaast geeft REOBtimaal overzicht over de uit te voeren werkzaamheden, te vervangen materialen en geeft waarschuwingen bij mogelijk afwijken van de REOB richtlijnen.
Maar dit is pas het topje van de ijsberg.
Lees maar eens verder op deze website of probeer de DEMO!

REOBtimaal wordt ontwikkeld en beheerd door een onafhankelijke softwareontwikkelaar (COLUMNAE BV).

Waarom REOBtimaal?

Team REOBtimaal bestaat uit een stel enthousiaste professionals die jaren ervaring hebben met bedrijfsprocessen binnen de brandbeveiliging, inclusief ondersteunende software.
De brandbeveiliging is een ondergeschoven kindje; er is weinig ondersteunende software die specifiek voor de branche is ontwikkeld en aansluit bij het proces, en wat er is, kan naar onze persoonlijke mening beter.
Uit ons branche-onderzoek blijkt dat dit frustratie #1 is.

Na de complimenten van verschillende partijen, waaronder -onofficieel- van de toezichthouder, is er bekeken of de software die wij eerder ontwikkeld hadden voor één onderneming breed ingezet kon worden.
Na een goed aantal brandbeveiligers te hebben gesproken over wensen en interesse, is uiteindelijk besloten REOBtimaal te ontwikkelen om de brandbeveiligingbranche eindelijk de ondersteuning te geven wat het toekomt.

Waarom als een website?

Er is gekozen voor een webversie want:

  • Een webversie maakt je onafhankelijk:
    • Je bent niet langer afhankelijk van je kantoor PC, want er is alleen een internetbrowser en een internetverbinding nodig om REOBtimaal te kunnen gebruiken
    • Je bent niet langer locatie-afhankelijk, want een internetverbinding vind je overal.
      Denk aan bij de klant werken, thuiswerken, onderweg werken en, als je dat wil, op vakantie overzicht houden.
    • Omdat webstandaarden voor elke computer gelden, is REOBtimaal niet afhankelijk van het soort apparaat waarop je het gebruikt.
      Je kunt daarom REOBtimaal gebruiken op o.a. PC’s, Chromebooks, tablets (waaronder iPads en Android tablets), iMacs en zelfs onder Linux.
      Ook het besturingssysteem is dus onbelangrijk geworden.
  • Als jouw monteurs nu aan het eind van de dag terug naar kantoor moeten om werklijsten te registreren en/of brengen, dan bespaar je kosten want dat kan nu direct bij de klant, in de bus of eventueel later vanuit huis.
  • Een webversie is altijd bijgewerkt. Verschillende versies beheren kost ons veel werk en kost dus jou geld. Dat hoeft nu niet meer.
  • Als je dat wil, kunnen wij direct meekijken in je administratie om beter en sneller problemen op te lossen
  • Er is geen ingewikkelde installatie op kantoor nodig; dat scheelt ons beide kosten
  • Je kunt laagdrempelig instappen; er zijn geen aanschafkosten.
  • Je kunt maandelijks REOBtimaal of haar modules opzeggen zonder er eerst een jaar aan ‘vast te zitten’
  • Back-ups worden automatisch gemaakt en tenminste op 2 plekken en opgeslagen in één van grootste datacentra van Europa
  • Je administratie is geborgd tegen catastrofes op kantoor, zoals brand

Benodigdheden

Aangeraden apparaten

REOBtimaal werkt op bijna elk apparaat met een moderne browser en een internet verbinding.
Je kunt dus zelf je (bestaande) computers en tablets blijven gebruiken.
REOBtmiaal is echter niet gemaakt voor gebruik met kleine schermen, zoals telefoons; dat geeft te weinig overzicht.

Voor het gebruik in een kantooromgeving kan je het beste een PC, Mac of Chromebook gebruiken, maar je kunt natuurlijk ook alleen je tablets gebruiken voor zowel binnen- als buitenwerk.

Voor de buitendienst raden wij een Apple iPad/iPad Air aan. De Apple tablets zijn over het algemeen sneller en hebben een langere batterijduur dan overige tablets, alhoewel de Samsung Galaxy Tab A ook goed presteert. Gebruik op Android tablets wel een goede browser, zoals Google Chrome.
Wij horen dat gebruikers 3 a 4 dagen intensief kunnen werken met een iPad Air 2 voordat de batterij opnieuw opgeladen moet worden.

Als je de batterijduur toch nog te kort vindt, of je wil meer zekerheid, dan kan je de tablet opladen in de bus of een ‘powerbank’ meenemen

Internet verbinding

REOBtimaal werkt met een internetverbinding. Dat betekent dat je altijd kijkt naar de meest recente gegevens.

Een internetverbinding is niet zo spannend meer als vroeger. Je moet moeite doen om nog een plek te vinden waar geen internetverbinding is.
Zie bijvoorbeeld de 3G en 4G dekking van de grootste Nederlandse providers.

Je kunt op twee of drie manieren een internetverbinding krijgen op de tablet:

  • Zorg voor een tablet met een SIM-slot. Dit is de handigste en meest gebruikte oplossing.
  • Gebruik je telefoon als Wifi hotspot en log met de tablet daarop in. Die gebruikt dan de bundel van je telefoonabonnement, wat kostenbesparend kan zijn.
  • Mocht je op deze manieren geen contact kunnen krijgen, dan kan je overwegen om in te loggen op de gast wifi van je relatie. Dit is de minst praktische manier en alleen voor uitzonderingen.

Probeer het gewoon eens (gratis)!
Daar is de DEMO website voor.

Moet mijn bedrijf REOB gecertificeerd zijn om REOBtimaal te kunnen gebruiken?

Nee.
Wel zijn wij van mening dat ondernemingen met een REOB certificaat op zak professioneler werken en betrouwbaar overkomen op de relaties.

Abonnement

Waarom abonnementen?

Het aanbieden van de software als website heeft erg veel voordelen (zie ‘Algemene vragen’, vraag ‘Wat is REOBtimaal?’).
Één voordeel is dat je daarom nooit een grote investering hoeft te doen en dus niet het risico loopt dat je het later toch niets vindt.

De voordelen van abonnementen:

  • Risicobeperking: Je kunt laagdrempelig instappen; geen groot bedrag voor aanschafkosten.
  • Risicobeperking: Je kunt in- en uitstappen wanneer je wil.
  • Beter werken: Bij problemen kunnen wij je beter en sneller helpen, omdat wij, met jouw toestemming, mee kunnen kijken.
  • Kostenbesparing: Updates en correcties worden doorgevoerd zonder dat je er iets voor hoeft te doen
  • Kostenbesparing: Updates zijn centraal geregeld, dit scheelt ons -en jou dus ook- kosten
  • Kostenbesparing: Back-ups zijn centraal geregeld

Waarom modules?

Team REOBtimaal heeft veel onderzoek gedaan naar wat de branche nodig heeft.
Veruit de grootste frustratie blijkt te zijn dat bestaande software te grootschalig is voor kleinere brandbeveiligers; een hoop mogelijkheden worden niet gebruikt…. Maar er wordt wel voor betaald.
Vaak is ook het kostenplaatje vooraf niet duidelijk.
Daarom hebben wij besloten dit beter op te delen in modules, die je zelf aan en uit kunt zetten.
Bijna alle modules kun je maandelijks naar wens aan of uit zetten en je hebt altijd een gedetailleerd overzicht van de totale kosten voor REOBtimaal, inclusief het totaal.

Proberen/evalueren

Als je modules wil proberen voordat je deze wil aanzetten, dan kan dat met onze demonstratie website.

Hoe lang zit ik aan een abonnement vast?

Niet.
Team REOBtimaal probeert je zo min mogelijk restricties op te leggen.
In de praktijk houdt dat in, dat je per maand het abonnement voor REOBtimaal kunt opzeggen. Dit geldt ook voor bijna alle modules.
Je kunt dat zelf doen via het portaal.
Je ziet dan meteen de wijzigingen in de periodieke kosten en je ziet meteen gedetailleerd hoe de kosten zijn opgebouwd.

Er is op dit moment slechts één uitzondering: de module ‘Rijkstypekeur updates’. Om misbruik te voorkomen zijn we genoodzaakt voor deze module een minimale duur van 6 maanden aan te houden. Na deze tijd kun je dat abonnement maandelijks opzeggen. De minimale duur wordt duidelijk bij de module vermeld.

Facturatie

Hoe worden de maandelijkse kosten berekend?

Eenvoudig. Je telt de volgende kosten bij elkaar op:

  • de maandelijkse kosten op van alle modules waarvoor je (een gedeelte van de maand) een abonnement hebt gehad. Zie hier de maandelijkse kosten van de modules.
  • Als je meer dan 5 werknemers hebt, €6,75 per werknemer per maand. Dus als je 7 werknemers hebt, dan betaal je 2 x €6,75 = €13,50 bij. Dit is om het extra verbruik voor deze medewerkers te compenseren. Zo betalen de kleinere ondernemingen niet mee aan de kosten die de grotere maken.
  • Als je meer dan 5 GB aan data opslaat, dan tel je €2,50 per GB per maand erbij op. Onder deze opslag valt het briefontwerp, de handtekeningen, de facturen en de foto’s en overige bestanden als je de module ‘Bestanden’ aan hebt staan. Over het algemeen is een opgeslagen factuur rond de 300 KB groot en de 5 GB aan gratis opslag geeft dan ook ruimte voor duizenden facturen, afhankelijk van lengte van de facturen en het gebruikte briefontwerp.

Op de pagina ‘instellingen’, tabblad ‘modules’ van je portaal kun je het maandbedrag inkijken en hoe dit is opgebouwd, specifiek voor jouw situatie. Bezoek eens de demo website om dit te zien.
Als je in een maand een module hebt aan- of uitgezet, dan kan dit bedrag éénmalig afwijken, zie ook ‘Ik heb afwijkende maandelijkse kosten’. De kosten voor een module worden volledig in rekening gebracht als de module binnen de betreffende maand ergens aan heeft gestaan, ongeacht de duur.

Kan ik ook voor langer dan één maand betalen?

Nee. Dat komt omdat je kosten afhangen van wat je hebt gebruikt. Wij weten daarom niet vooraf wat de kosten gaan zijn.

Kan ik ook papieren facturen ontvangen?

Nee. Wij versturen geen papieren facturen om kosten te drukken en het milieu te sparen.

Hoe vaak wordt er gefactureerd?

Wij sturen je maandelijks een gedetailleerde factuur toe.

Hoe werkt facturatie?

Wij brengen je maandelijks, achteraf de kosten in rekening voor REOBtimaal en de gebruikte modules in die maand.
De factuur sturen we als PDF op naar het facturatie e-mail adres van jouw portaal.

Ik heb afwijkende maandelijkse kosten, hoe kan dat?

Je abonnement wordt achteraf in rekening gebracht.
Als je echter één of meerdere modules hebt aan- of uitgezet in deze maand, kan dat bedrag éénmalig afwijken van het bedrag dat onder de berekening staat op de modules pagina van jouw portaal.

Voorbeeld: Als je een module aanzet, dan verandert het berekende bedrag mee. Zet je het tijdens de zelfde maand weer uit, dan verandert het bedrag op die pagina mee naar beneden. Modules worden voor de volledige maand in rekening gebracht als deze ergens tijdens de maand zijn gebruikt. In dit geval zal de module daarom op de factuur voorkomen en zal het totaalbedrag van de factuur éénmalig hoger zijn dan het berekende bedrag op de modules pagina van je portaal.

Als je graag een module zou willen proberen, gebruik dan de speciaal daarvoor ingerichte demo website.
Voor het gebruik van de demo website word je niets in rekening gebracht.

Ook interessant: ‘Hoe worden de maandelijkse kosten berekend?’

Zijn de prijzen inclusief of exclusief BTW?

Wij leveren REOBtimaal alleen aan bedrijven. De bedragen zijn daarom exclusief 21% BTW, tenzij anders aangegeven.

Waarom zijn er extra kosten bij meer dan 5 medewerkers?

Team REOBtimaal betaalt voor jou de gegevensopslag die je gebruikt en vooral voor het gegevensverkeer dat je en jouw medewerkers verbruiken op dit portaal.
Meer medewerkers betekent hogere kosten voor het gebruik van je portaal.
Om de kosten eerlijk te verdelen naar rato van gebruik, betaal je een kleine extra bijdrage per medewerker als jouw onderneming meer dan 5 medewerkers heeft.

Rottig, elke maand weer een bedrag overmaken. Kan ik ook machtigen (automatische incasso)?

Ja, dat kan!

Je hoeft dan niet meer elke maand handmatig een bedrag over te maken, maar je krijgt nog wel de gedetailleerde factuur opgestuurd als verantwoording en voor je financiële administratie.
Het starten van een incasso kost slechts een paar minuten en je kunt de automatische incasso op elk moment met één druk op de knop weer intrekken.

Lees hier meer over het starten van de automatische incasso.